سخن مشاور مدیریت:

"گاهی اوقات وقتی که در جلسات شرکت می کنم، به‌خصوص جلسات کسل کننده‌ی سازمانی، به محاسبه هزینه زمان از دست رفته آن‌ها می‌پردازم. بر اساس تخمین هایی که زده‌ام، هزینه یک جلسه استاندارد هفتگی در دفتر کارم - با حضور ۵۰ نفر در یک اتاق کنفرانس- که البته بیشتر افراد در آن خسته و بی حوصله به نظر می رسند، سالانه در حدود ۱۷۷,۰۰۰ دلار خواهد بود؛ و قطعا چنین جلساتی در سراسر سازمان صدها بار در روز رخ می دهد. می توان گفت بسیاری از این جلسات فرصت های از دست رفته هستند. “

آیا این حرف ها برای شما هم آشنا هستند؟ حرفهایی که توسط یک متقاضی برای دوره تسهیل سازی جلسات (meeting faciliation course) در دانشگاه جورج تاون ( Georetown University) بیان شده است. حال بیایید نگاهی به آمارهای مربوطه در جلسات سازمان ها بیندازیم:

• بیش از ۳میلیارد جلسه در طول سال در سازمان ها برگزار می شود.
• مدیران اجرایی ۴۰ تا ۵۰ درصد از ساعات کار خود را (معادل ۲۳ ساعت در هفته) در جلسات صرف می‌کنند.
• ۹۰ درصد از شرکت کنندگان، برای فرار از روزمرگی در جلسات شرکت می‌کنند.
• ۷۳ درصد از افراد سازمان ها اذعان دارند که در جلسات، کارِ دیگری انجام می‌دهند.
• ۲۵ درصدِ جلسات در مورد مسائل بی اهمیت یا کم اهمیت است.

این در حالی است که یک جلسه درست و موفق، می تواند کلید پیشرفتی برای یک تیم یا سازمان باشد. حال چگونه می توا اطمینان حاصل کرد که جلسات شما سازنده هستند، نه مخرب؟

پاسخ به این سوال راه حلی است که تفکر طراحی (Design Thinking) ارائه می‌دهد؛ کانسپتی که اولین بار توسط بنیانگذار IDEO یعنی دیوید کلی و دانشگاه استنفورد مورد استفاده قرار گرفت؛  این کانسپت در ابتدا برای طراحی اشیاء فیزیکی استفاده شد، سپس برای محصولات دیگری مانند ابزارهای تکنولوژیکی و در حال حاضر برای چالش های پیچیده تر و با تنوع گسترده تر در صنایع مختلف استفاده می‌شود. محور اصلی تفکر طراحی، قرار دادن “کاربر" در مرکز یک تجربه است. و این راهکاری است که میتوان در طراحی جلسات هم از آن استفاده کرد.

برای شروع کافی است که دستور جلسه خود را در کنار افراد مؤثر در جلسه، کنار هم ببینید. مرحله ایی که در آن شما به همدلی با شرکت کنندگان در جلسه می پردازید؛ سه سوال زیر به ایجاد این همدلی  کمک می کند:

• چه افرادی در جلسه حضور دارند و نیاز آن ها چیست؟
• چه افرادی در جلسه حضورد ندارند، اما نتایج جلسه در کار آن ها اثر می گذارد و نیازهای آنها چیست؟
• جلسه شما در چه محیط و با چه فرهنگی برگزار خواهد شد و برخی از چالش ها و فرصت های مهم آن چیست؟

با افرادی که در جلسه حضور خواهند داشت و یا افرادی که تحت تأثیر آن قرار می گیرند، به طور فعال و به صورت فرد به فرد صحبت کنید. حتی اگر جلسات منظم با گروهی از افراد دارید، مرتباً با افراد به صورت فردی در تعامل باشید؛ چرا که این کار به افزایش اعتماد افرد به شما و همچنین پی بردن به نیازهای پنهان آن ها و اطمینان از حضور مؤثرشان، کمک می‌کند.

در مرحله بعدی، چارچوبی هدفمند برای جلسه خود تنظیم کنید. مرحله قبل به شما کمک کرده است که با گوش کردن دقیق و مشاهده، بتوانید هدف دقیق تر و شفاف تری را برای جلسه داشته باشید. هدف خود رابه همراه یک خروجی واضح و امکان پذیر بنویسید. توصیه می شود از خودتان بپرسید: اگر این جلسه کاملا موفقیت آمیز باشد، افراد چه احساسی پیدا می کنند، چه چیزی از آن می‌فهمند، و در نهایت چه نتیجه ایی از آن می‌گیرند؟ این نتایج دلخواه را در دستور جلسه خود قرار دهید و به اطلاع شرکت کنندگان در جلسه برسانید، بدین ترتیب آن ها می‌دانند که دلیل حضورشان در جلسه چه خواهد بود و آیا زمانی که برای آن صرف می‌کنند سازنده است و یا مخرب.

تجربه نشان داده است که افراد به ندرت این کارها را برای جلساتشان انجام می‌دهند. اغلب جلسات در تقویم بدون هدفی خاص قرار می‌گیرند، صرفاً برای پر کردن زمان؛ افراد در جلسات حاضر می شوند چون فکر می کنند که این کار الزامی است در حالی که برای کوتاه ترین جلسات هم باید هدف روشن و دقیقی داشت تا به نتیجه مطلوب رسید. انجام دادن این فرآیند افراد را منضبط کرده و این اصمینان خاطر را به افراد می دهد که زمانشان ارزشمند است و آن را به نحو احسنت سپری می کنند. 

اما گام سوم خلاقیت در طراحی جلسه است. وقتی که شما مسئله را شناخته و عوامل موفقیت جلسه را بررسی کردید نوبت به طراحی خود جلسه می رسد. ما این طراحی را با اپلیکیشن مسیریاب  وِیز (Waze) در رانندگی  مقایسه کردیم: سریع ترین، امن ترین و مؤثر ترین راه برای رسیدن به مقصد شما چیست؟ گام اول، اینکه شما کجا هستید و می خواهید به کجا بروید. گام دوم شناسایی مقصد مورد نظر شما است، آدرس دقیق و موقعیت مکانی جایی که باید بروید و گام سوم فقط درباره مسیر است. آیا شما باید در سریع ترین زمان ممکن به آنجا برسید؟ کوتاهترین مسیر چیست؟ آیا راههایی وجود دارد که بارها و بارها به آن سفر کرده‌اید، و شاید بهتر است از آنجا نروید؟ شما باید مراقب چه چیزهایی باشید؟ در این مرحله است که ما افراد را تشویق می‌کنیم تا پیش فرض های خود را کنار بگذارند و خلاقانه به ماجرا نگاه کرده و ایده پردازی کنند. چه می شود اگر جلسه شما کمی سرم گرم کننده (fun) هم باشد؟ و یا شروع و پایانی غیر منتظره و خلاقانه داشته باشد؟ یا در آن از شعر، فیلم، تصویر و موسیقی استفاده شود؟ شاید این ها بی‌ارزش به نظر برسند، ولی در واقع بسیار حائز اهمیت هستند. جلسات نه تنها فرصت هایی هستند برای به سرانجام رساندن اهداف و کارها، بلکه باعث تقویت فرهنگ مثبت تیمی هم می شوند.

و بالاخره برنامه طراحی شده خود را در معرض آزمون قرار دهید، دقیقا همان طوری که یک طراح محصول به ساخت نمونه اولیه (prototype) محصول خود می پردازد. برای جلسه خود پیش نویسی از دستور جلسه آماده کنید و آن را با شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید. پاسخ های آن ها باعث ایجاد همدلی، خلق سوالات جدید تر، خلاقانه تر کردن طراحی جلسه و افزایش موفقیتِ نتیجه نهایی خواهد شد.

افرادی که این فرآیند طراحی را در جلسات سازمانی خود اجرا کرده اند، به تأثیرات شگرف آن هم بر روی خود جلسات و هم نگرش مثبت افراد سازمان خود، اذعان داشتند. هر کدام از مراحل بیان شده مزایای خاص خود را دارد؛ همدلی به شنیدن صدای افراد و دیده شدن احساس آن ها کمک می کند و این تضمین را می دهد که رهبر جلسه به شرکت کنندگان توجه دارد. خلق چارچوب برای جلسات این اطمینان را به رهبران جلسه می دهد که هدفی واضح و دقیق برای هر جلسه وجود دارد. تجسم کردن فضای جلسه باعث ایجاد خلاقیت و خلق تجربه ارزشمند تر و جذاب تر می‌شود. و در نهایت نمونه سازی اولیه (نمونه خیلی سریع و ساده برای گرفتن بازخورد از افراد) باعث ایجاد حس ارزشمندی در افراد، افزایش حس مسئولیت پذیری و همچنین سرمایه گذاری برای موفقیت بیشتر در جلسه خواهد شد.

اجرای این فرآیند برای هر جلسه، در ابتدا ممکن است کمی سخت و طاقت فرسا به نظر برسد، اما با تمرین و درگیر شدن با این مراحل می توانید با صرف زمان بسیار اندک به طراحی جلسات خود بپردازید؛ و در نهایت متوجه خواهید شد که با چنین سرمایه گذاری کوچکی، در طولانی مدت می توانید زمان های بسیار زیادی را ذخیره کنید؛ جلسات کمتری خواهید داشت و آنهایی که برگزار می شوند بسیار مفیدتر و مؤثر تر خواهند بود- و حتی در بعضی مواقع جذاب تر و شاید هم سرگرم کننده.